Outgoings
Me voy de Intercambio
ÍNDICE
0. INTRODUCCIÓN
1. DATABASE
1.1. Mi cuenta
1.2. Entrar en la database
1.3. Actualizar perfil
1.4. Mi panel
1.4.1 Application Form (AF)
1.4.2. Card of Documents
2. DOCUMENTOS GENERALES
2.1 Documentos generales SCOPE
2.2 Documentos generales SCORE
En esta página se da por hecho que ya se conocen las nociones básicas sobre los Intercambios.
Si alguna vez te pierdes o crees que algo no te ha quedado claro, vuelve a la página general de Intercambios o busca en las preguntas frecuentes de Intercambios para evitar preguntar al Coordinador de Intercambios dudas ya resueltas.
¿Cómo relleno mis papeles para irme de Intercambio?
0. INTRODUCCIÓN
Los papeles del Intercambio se dividen en tres partes:
- Documentos de ADEMED, que son:
- "Rechazo de Intercambios": Documento que encontrarás en el drive por el cual te comprometes a ir de Intercambio. y en caso contrario buscar un sustituto o abonar la cantidad de dinero correspondiente.
- Justificante de pago de tasas de 80€ (de los 400€ que cuesta el Intercambio).
- Información gestionada por la database, una plataforma de IFMSA a la que el socio accede a través de su usuario.
- Documentos generales que tiene que rellenar el estudiante, meter en una carpeta y enviar al Coordinador de Intercambios a través de ademed.intercambios@gmail.com.
Todo esto tiene fecha límite, que cada año varía ligeramente (suele ser a finales de noviembre), y que vuestro Coordinador de Intercambios os va a notificar.
1. DATABASE
1.1 Mi cuenta en la Database
En cuanto se os haya asignado un Intercambio el Coordinador de Intercambios (CI) creará una cuenta para cada uno de los Outgoings en la database. Para poder hacerlo debéis comunicarle al CI:
- Nombre
- Apellidos
- Cuenta de correo electrónico
Vuestra nueva cuenta de la database será:
- USUARIO: el correo electrónico que habéis facilitado anteriormente
- CONTRASEÑA: el nombre del país de destino en español
Ejemplo:
USUARIO: jotanaya2876@gmail.com
CONTRASEÑA: peru
- NUNCA usaremos tildes ni "ñ" en la database.
- OPCIONAL: Podréis cambiar la contraseña y poner la que queráis, pero por favor, si la cambiáis que no se os olvide ...que después hay problemas.
1.2 Entrar en la database
Es sencillo, para hacerlo solo hay que seguir estos pasos:
- Ir a www.ifmsa.org
- Pinchar en Exchange Platform (arriba a la derecha)
- Introducir el usuario y la contraseña.
1.3 Actualizar información del perfil
Una vez en tu usuario debes:
- añadir la información restante
- comprobar que no hay erratas, ni tildes, ni "ñ" en tu nombre y apellidos (el CI es una persona humana que se puede equivocar)
Existe la opción de cambiar la contraseña, no obstante, recomendamos no hacerlo ya que en caso de que se olvide se complican las cosas...
1.4 Mi panel
Este es el panel que te aparecerá a la izquierda de la página.
Lo más importante es:
- Application Form (AF)
- Card of Documents
1.4.1 Application Form (AF)
Varía ligeramente en función del tipo de Intercambio (SCORE o SCOPE) pero te aparecerá lo siguiente:
- Nº AF: Es el número de tu Application Form para ese Intercambio.
- Hosting NMO: El Comité Nacional que te acoge. Normalmente solo hay un NMO por país pero hay excepciones.
Ejemplo: España tiene 2 NMOs, IFMSA-Spain y AECS (para Cataluña y Baleares)
Para rellenarla debes hacer clic en "fill in". Por lo general es bastante intuitivo pero hay algunos puntos pueden generar duda:
- Pasaporte o DNI (este último solo para países de la Unión Europea, que no es lo mismo que Europa)
- NºAF: Lo encontrarás en la database. Cada Intercambio tiene asignado un número de AF, por lo que cada estudiante tendrá un número único dependiendo del país al que se vaya.
- "Desired Country": País de destino y en la parte "city" debes poner en orden de preferencia las ciudades a las que te gustaría ir.
- "Desired department": Cuatro especialidades que te gustaría hacer por orden de preferencia, si las has cursado y si las has aprobado.
- Duration: 4 weeks, tienen que ser meses naturales. Ejemplo: si me voy en Julio pongo: "4 weeks (1 july- 31 july)".
- Desired type of clerkship: Todos los SCOPE son "clinical clerkship".
- "I will obtain insurance coverage for the Exchange period. Otherwise my exchange will be cancelled": Hay que responder que sí. Para la UE (que no Europa) con la tarjeta sanitaria sirve. Si tu destino se encuentra fuera de la UE tienes que contratar un seguro.
- "Would like to be placed together with this student?": En caso de que quieras estar con alguien debes poner todos los nombre y apellidos de esas personas. Es opcional.
1.4.2 Card of Documents
La Card of Documents (CoD) es el conjunto de documentos que tendrás que subir a la database (NO se envían por correo electrónico).
En tu panel encontrarás dos Cards Of Documents. Haz clic en la que sea de tu tipo de Intercambio (SCORE / SCOPE).
En rojo te aparecerán todos los documentos obligatorios, que deberás subir ANTES de la fecha límite. Sin ellos no se puede enviar tu solicitud de Intercambio.
Cada CoD es diferente según el país de destino ya que hay NMOs que exigen documentos específicos. Estos documentos se pueden ver en las Exchange Conditions del país que sea.
Por ejemplo algunos países piden cartas de motivación para cada departamento, otros una fotocopia del pasaporte, alguna vacuna, etc.
Algunos de los más comunes son:
- ML (Motivation Letters): pedirán por lo general 4 (en SCOPE), una por departamento y todas y cada una de ellas deben ser diferentes y explicar de manera detallada por qué quieren hacer prácticas en ese departamento/proyecto, en inglés, excepto si te vas a países de habla hispana, que pueden ser en español; o que os vayáis a algún país del que dominéis la lengua que podéis hacerla en dicha lengua. En algunos países (Alemania, Austria, Canadá, Holanda) las tienen muy en cuenta y os devolverán la AF si no están bien trabajadas. (Si pueden ser en PDF se agradece, a no ser que se especifique lo contrario).
- SR (Student's record): Es la relación de asignaturas superadas y la nota obtenida. Simplemente entras al campus virtual y las coges.
- PoE (Proof of Enrollment): Copia de la matrícula.
- VC (Vaccination card): Cartilla de vacunación. Si la tienes en casa bien y si no debes pedírsela a tu médico de atención primaria.
- Vacunas: en general pueden pedir específicamente estar vacunado contra Hepatitis B o S.aureus (MRSA). De la hepatitis B están todos los españoles vacunados. En algunos países más tropicales piden otro tipo de vacunas pero es muy excepcional.
- LC (Language certificate): Certificado oficial de Idiomas.
CV (Curriculum Vitae): Tu curriculum en inglés (a no ser que vayas a Sudamérica, que será en español). Muy básico, no es necesario que sea nada del otro mundo.
RL (Recommendation letter): Carta de recomendación de un profesor o del decano.
- LI (Liability Insurance Certificate): Es como el IC, pero referido al Liability insurance, un compromiso de adquirirlo cuando recibas la CA.
IMPORTANTE:
Para que el CI pueda dar de alta a un estudiante, éste debe:
1. Ingresar por adelantado 80€ (de los 400€ que vale el Intercambio)
CONCEPTO: Nombre Apellidos + Tasa Intercambio
CUENTA ADEMED: (Banco: Caixa)
2. Rellenar el documento "Rechazo de Intercambios"
El CI no puede dar de alta a un usuario hasta que si no tiene en su bandeja de entrada el justificante del pago de los 80€ junto con el documento "Rechazo de Intercambios".
2. DOCUMENTOS
2.1 DOCUMENTOS GENERALES: son los básicos que hay que rellenar para cada Intercambio, independientemente del destino. Se envían por correo electrónico al Coordinador de Intercambios. Se encuentran en el drive.
- SCOPE: Los documentos básicos de SCOPE se encuentran aquí tanto en formato .pdf como en .doc (word) para rellenarlos más fácilmente.
1. Application Form (AF): es el papel de 'solicitud de intercambio'.
2. Pharm free (PF): Es un documento que explica que tu Intercambio no está financiado por farmacéuticas. Solo hay que firmarlo.
3. Insurance Certificate (IC): Te estás comprometiendo a ir con un seguro médico que puedes contratar ahora o antes de irte (la tarjeta sanitaria vale para la Unión Europea, otro seguro para fuera de la UE). Solo hay que firmarlo.
4. Descarga de Responsabilidades (DR): Básicamente explica que si el estudiante hace algo en el destino es su responsabilidad y no la de IFMSA. Lo mismo, leer, rellenar y firmar. NMO es la asociación a nivel nacional que te acoge (Ejemplo: NMO de Polonia= IFMSA-Poland. Suele haber un NMO por país pero hay excepciones como por ejemplo: NMO de España = IFMSA-SPAIN y AECS (para Cataluña y Baleares)).
5. Terms and Conditions (TC): Explica a qué se compromete un estudiante al ir de Intercambio. Leer y firmar. TIENEN QUE ESTAR FIRMADAS TODAS LAS HOJAS.
Todos los documentos (AF, IC, DR, TC y PF) están en el drive en word para que puedas
modificarlos y no tengas que imprimirlos. Una vez rellenados debes convertir cada uno en formato .pdf y nombrarlos de la siguiente manera:
- abreviaturadoc_estudiante
Ejemplo AF_JuanPerezGarcia
Estos 5 documentos deben estar metidos en una carpeta comprimida (.zip) que se llame:
- ADEMED_paísdestino_estudiante
Ejemplo: ADEMED_Alemania_MarcSanchezBenito
Enviar la carpeta comprimida a ademed.intercambios@gmail.com junto con un documento específico llamado "Rechazo de Intercambios" (leer, rellenar, firmar) y el Justificante de Pago de los 80€ de Tasas. No incluir estos dos últimos documentos en la carpeta zip.
RESUMEN SCOPE
Enviar un email a ademed.intercambios@gmail.com con:
- Carpeta .zip con los 5 documentos generales, cada uno en formato .pdf: AF, DR, TC, IC, PF
- Documento "Rechazo de Intercambios"
- Justificante de pago de los 80€ de tasas
Completar en la database:
1. Application Form
2. Card of Documents
*El documento de Rechazo de Intercambios y el Justificante de pago deberán estar FUERA de la carpeta comprimida zip.
SCORE: Los documentos básicos de SCORE se encuentran aquí tanto en formato .pdf como en .doc (word).
1. Application Form (AF): es la solicitud de Intercambio.
2. Pharm free (PF): Solo hay que firmarlo. Es un documento que explica que tu Intercambio no está financiado por farmacéuticas.
3. Descarga de Responsabilidades (DR): Básicamente explica que si el estudiante hace algo en el destino es su responsabilidad y no la de IFMSA. Lo mismo, leer, rellenar y firmar. NMO es la asociación a nivel nacional que te acoge (Ejemplo: NMO de Polonia= IFMSA-Poland. Suele haber un NMO por país pero hay excepciones como por ejemplo: NMO de España = IFMSA-SPAIN y AECS (para Cataluña y Baleares)).
4. Terms and Conditions (TC): Explica a qué se compromete un estudiante al ir de intercambio. Leer y firmar. TIENEN QUE ESTAR FIRMADAS LAS DOS HOJAS
Todos los documentos (AF, DR, TC y PF) están en el drive en word para que puedas
modificarlos y no tengas que imprimirlos. Una vez rellenados debes convertir cada uno en formato .pdf y nombrarlos de la siguiente manera:
- abreviaturadoc_estudiante
Ejemplo AF_JuanPerezGarcia
Estos 4 documentos deben estar metidos en una carpeta comprimida (.zip) que se llame:
- ADEMED_paísdestino_estudiante
Ejemplo: ADEMED_Alemania_MarcSanchezBenito
Enviar la carpeta comprimida a ademed.intercambios@gmail.com junto con un documento específico llamado "Rechazo de Intercambios" (leer, rellenar, firmar) y el Justificante de Pago de los 80€ de Tasas. No incluir estos dos últimos documentos en la carpeta zip.
RESUMEN SCORE
Enviar un email a ademed.intercambios@gmail.com con:
- Carpeta .zip con los 4 documentos generales, cada uno en formato .pdf: AF, DR, TC, PF
- Documento "Rechazo de Intercambios"
- Justificante de pago de los 80€ de tasas
*El documento de Rechazo de Intercambios y el Justificante de pago deberán estar FUERA de la carpeta comprimida zip.
Completar en la database:
- Application Form (electrónica)
- Card of Documents