DATABASE

¿Cómo relleno mis papeles?

La DATABASE es la plataforma de IMFSA mediante la cual el estudiante puede gestionar su Intercambio a través de su cuenta de usuario.

En esta página se explica:

Mi cuenta
Inicio de sesión
Mi perfil
Mi panel

4.1 Electronic Application Form (eAF)

4.2 Card of Documents (CoD)

1. Mi cuenta en la Database

En cuanto se os haya asignado un Intercambio la Coordinación de Intercambios (CI) creará una cuenta para cada uno de los Outgoings en la database. Para poder hacerlo debéis comunicarle al CI:

Nombre
Apellidos
Cuenta de correo electrónico

Vuestra nueva cuenta de la database será:

USUARIO: el correo electrónico que habéis facilitado anteriormente
CONTRASEÑA: tenéis que darle a "olvidar contraseña" y crear una para poder entrar.

NUNCA usaremos tildes ni "ñ" en la database.

2. Entrar en la database

Es sencillo, para hacerlo solo hay que seguir estos pasos:

Ir a www.ifmsa.org
Pinchar en Exchange Platform (arriba a la derecha)
Introducir el usuario
Darle a "olvidar contraseña" y crear una que será la vuestra a partir de ahora.

3. Actualizar información del perfil

Una vez en tu usuario debes:

Añadir la información restante
Comprobar que no hay erratas, ni tildes, ni "ñ" en tu nombre y apellidos (el CI es una persona humana que se puede equivocar)

Ten en cuenta que parte de la información que añades a tu perfil se rellena automáticamente en la eAF por lo que actualizarlo te ahorra un poco de tiempo.

Existe la opción de cambiar la contraseña, no obstante, recomendamos no hacerlo ya que en caso de que se olvide se complican las cosas...

4. Mi panel

Este es el panel que te aparecerá a la izquierda de la página.

Las pestañas más importantes son:

*Application Form (eAF): Es tu solicitud de Intercambio electrónica.
*Card of Documents (CoD): Es donde tienes que subir los documentos que pide la NMO que te acoge.

A los demás apartados accederás una vez enviada toda la documentación del Intercambio.

Card of Acceptance (CA): Es el documento que recibes, por lo menos, 8 semanas antes de que empiece tu Intercambio con todos los detalles de aceptación (ciudad, hospital, especialidad, etc.)
Invitation Letter (IL): Es la invitación oficial firmada y sellada por el cargo nacional del país de destino. Te puede ayudar para conseguir el visado.
Card of Confirmation (CC): Es el formulario que envías directamente al comité local que te acoge donde informas de los detalles de tu llegada (día, hora, lugar...). Solo puedes editarlo después de haber recibido la CA. Debes rellenarlo como mímino 4 semanas antes de que empiece tu Intercambio.

Evaluation Form (EF): Es el formulario que tienes que completar una vez tu Intercambio haya finalizado con el fin de evaluar tu experiencia. Recibirás una notificación cuando puedas modificarlo (mín. 3 semanas transcurridas de Intercambio). Únicamente tras haber completado el EF podrás recibir tu certificado.
Certificate: Aquí podrás descargar el certificado, siempre y cuando hayas rellenado el EF anteriormente.

4.1. Electronic Application Form (eAF)

Es el formulario que tienes que rellenar con tu información personal, preferencias del Intercambio, etc. y luego enviar al Coordinador de Intercambios que la revisará y mandará posteriormente al país de destino.

Varía ligeramente en función del tipo de Intercambio (SCORE o SCOPE) pero te aparecerá lo siguiente:

Nº AF: Es el número de tu Application Form para ese Intercambio.
Hosting NMO: El Comité Nacional que te acoge.

Para rellenarla debes hacer clic en "fill in". Puedes rellenar algunos campos, guardarla y seguir editando otro día (no hace falta hacerlo de golpe). Por lo general es bastante intuitivo pero hay algunos puntos pueden generar duda:

Pasaporte o DNI (este último solo para países de la Unión Europea, que no es lo mismo que Europa)
NºAF: Lo encontrarás en la database. Cada Intercambio de cada estudiante tiene asignado un número de AF. Ej: si ya te has ido de intercambio, el NºAF de tu siguiente intercambio será diferente.
"Desired Country": País de destino y en la parte "city" debes poner en orden de preferencia las ciudades a las que te gustaría ir. NO SIEMPRE SE PUEDE PONER UNA MISMA CIUDAD VARIAS VECES, HAY QUE MIRAR BIEN LAS EC.
"Desired department/ proyect": Cuatro especialidades que te gustaría hacer por orden de preferencia, si las has cursado y si las has aprobado / Tres proyectos en los que te gustaría participar por orden de preferencia (OJO: hay que mirar las condiciones de CADA proyecto/Comité Local). En SCORE, tened en cuenta donde se realiza cada proyecto porque con la elección del proyecto va la ciudad.
Duration: 4 weeks, tienen que ser meses naturales. Ejemplo: si me voy en Julio pongo: "4 weeks (1 july- 31 july)". (OJO: mirad bien las Exchange Conditions ya que a veces ponen una fecha específica)
Desired type of clerkship: Todos los SCOPE son "clinical clerkship".
"I will obtain insurance coverage for the Exchange period. Otherwise my exchange will be cancelled": Hay que responder que sí. Para la UE (que no Europa) con la tarjeta sanitaria sirve. Si tu destino se encuentra fuera de la UE tienes que contratar un seguro.
"Would like to be placed together with this student?": En caso de que quieras estar con alguien debes poner todos los nombre, apellidos y nºAF de esas personas. Es opcional.

SPECIAL REMARKS

Dependiendo del país/ NMO hay o no una condiciones diferentes que se pueden ver en la EC. POR FAVOR, LEE ATENTAMENTE LAS EXCHANGE CONDITIONS.

Ejemplos en el caso de la eAF:

Una vez completada, puedes mandarla al CI haciendo clic en "send". Ten en cuenta que después de enviarla ya NO podrás modificarla.

No obstante, si alguna información tiene que ser revisada y corregida, el CI puede enviarte de vuelta la eAF para que puedas volver a editarla. Recibirás una notificación si tu eAF es devuelta.

4.2. Card of Documents

La Card of Documents (CoD) es el conjunto de documentos que tendrás que subir a la database (NO se envían por correo electrónico).

En tu panel encontrarás dos Cards Of Documents. Haz clic en la que sea de tu tipo de Intercambio (SCORE / SCOPE).

Para poder enviar tu solicitud de Intercambio de subir TODOS los "Standard documents"; independientemente de que estén en rojo o no. En el caso excepcional de que te pidieran obligatoriamente un documento que no puedes conseguir en ese momento, se puede subir un pdf diciendo que te comprometes a mandar el papel correspondiente en cuanto lo tengas (p.e.j si te pidieran un test de Tuberculosis). Los demás los podrás subir más adelante.

Cada CoD es diferente según el país de destino ya que hay NMOs que exigen documentos específicos. Estos documentos se pueden ver en las E xchange Conditions del país que sea.

Por ejemplo algunos países piden cartas de motivación para cada departamento, otros una fotocopia del pasaporte, alguna vacuna, etc.

Todos los documentos que se suban a la CoD tiene que estar en formato .pdf a no ser que se especifique lo contrario.

4.2.1 Card of Documents: Photo

Una foto de ti. Lo mejor es que sea tamaño carnet, ya que a veces esa imagen la usan en algunos Comités Locales para hacer tarjetas de identificación en el hospital.

Esta imagen NO valdría ya que no se aprecia bien la cara.

4.2.2 Card of Documents: Motivation Letter

Piden por lo general 4/3 (en SCOPE/ SCORE), una por departamento/proyecto y todas y cada una de ellas deben ser diferentes y explicar de manera detallada por qué quieren hacer prácticas en ese departamento/proyecto. Aunque la introducción/ presentación puede ser la misma.

Tiene que estar en el idioma adecuado: normalmente en inglés, excepto si te vas a países de habla hispana, que pueden ser en español; o si vas a algún país del que domines la lengua que puedes hacerla en dicha lengua.

Dirigida a la persona correspondiente. Un recurso fácil es "a la atención de quien corresponda" o "to whom it may concern"; pero hay países que un sus Exchanges Conditions (EC) especifican a quién tiene que ir dirigida. LEE BIEN LAS EC.

Asegúrate que siga una estructura de carta y sea clara y agradable de ver (tipo de letra, tamaño, espacios, párrafos..). Ejemplo:

Presentación (nombre completo, facultad y curso de la que eres estudiante, algo de ti, departamento al que aplicas)
Especifica el interés y porqué se quieren realizar las prácticas en el departamento elegido.
¿Qué esperas de las prácticas? ¿Qué te gustaría hacer durante ellas?
Mencionar experiencia relevante, y cómo ha sido adquirida.
Describe el conocimiento teórico que se tiene de las áreas relacionadas.
Menciona el interés cultural del país al que viajas.
Despedida (formal "yours faithfully" / "sincerely yours") nombre y firma.

¡Revisa la ortografía! Queda muy descuidado leer una carta con ortografía o gramática incorrectas.

En algunos países (Alemania, Austria, Canadá, Holanda) las tienen muy en cuenta y te devolverán la AF si no están bien trabajadas.

Deben ser en .PDF , a no ser que se especifique lo contrario.

Puedes consultar un ejemplo de ML en el drive.

*Puede ser que solo te aparezca que tiene que subir una ML, en ese caso tienes que redactar un pdf con las ML correspondientes juntas.

4.2.3 Card of Documents: Student's Record

Es la relación de asignaturas superadas y la nota obtenida.

Portal de Servicios URJC >
Mi progreso académico >
Hacer captura de pantalla
Pegar imagen en un word
TRADUCIR las asignaturas*
Pasarlo a .pdf

*a menos que se un país de habla hispana, en cuyo caso se podrán dejar en Español.

4.2.4 Card of Documents: PoE (Proof of Enrollment)

Copia de la matrícula del año actual en el que estás.

Las asignaturas deben estar traducidas al inglés.

1. Mi portal de Servicios>

2. mis recibos>

3. añadir debajo la traducción de las asignaturas>

4. pasarlo a pdf

4.2.5 Card of Documents: Curriculum Vitae

Tu curriculum en inglés (a no ser que vayas a Sudamérica, que será en español). No tiene que ser nada del otro mundo. Lo encontrarás en el drive, complétalo borrando los apartados que estén vacíos (queda mejor)

4.2.6 Card of Documents: RL (Recommendation Letter)

Carta de recomendación de un profesor o del decano. Puedes pedirle a un profesor de confianza que te la redacte o escribirla tú y pedirle que te la firme. Tiene que estar en inglés* y en formato pdf.

TIP: Aprovecha una vez estés de intercambio para pedirle a tu tutor/a que te haga una carta de recomendación. ¡Siempre viene bien!

*a menos que sea un país de habla hispana o se especifique lo contrario

4.2.7 Card of Documents: LC (Lenguage Certificate)

Certificado oficial de Idiomas. Si no tienes puedes pedirle a tu Coordinador de Intercambios que te lo haga pero OJO que en algunos países solo aceptan certificados oficiales. Pregúntale a tu CI si tienes dudas sobre algún destino y lee bien las EC (Exchange Conditions) antes de elegir tu Intercambio.

Si tienes un Certificado pero está en español debes traducirlo al inglés.

Siempre en formato pdf.

4.2.7 Card of Documents: VC (Vaccination Card)

Cartilla de vacunación. Si la tienes en casa solo hay que escanearla y si no debes pedírsela a tu médico de atención primaria.

Si te vas a un país NO hispanohablante hay que incluir una tabla con la traducción de las vacunas al inglés.

4.2.8 Card of Documents: Vacunas

En general pueden pedir específicamente estar vacunado contra Hepatitis B o S.aureus (MRSA). De la hepatitis B están todos los españoles vacunados. En algunos países más tropicales piden otro tipo de vacunas pero es muy excepcional.